Rechtskonforme E-Mail-Archivierung

Pflicht und Hilfe zugleich

In der heutigen Geschäftswelt ist es üblich Rechnungen, Angebote und Verhandlungen via E-Mail abzuwickeln. Dabei sollte jedoch in jedem Fall darauf geachtet werden, dass eine gesetzliche Verpflichtung vorliegt, auch die elektronische Post eines Unternehmens zu archivieren und das ganze sieben Jahre lang. Vereinfacht wird der Prozess durch den Einsatz einer automatisierten Backup-Software.

Archivierungspflicht

Entsprechend den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ müssen elektronisch erzeugte, empfangene, verarbeitete und übermitteltet Daten eines Unternehmens sieben Jahre lang rückwirkend aufgehoben werden. Grund hierfür ist die gesetzliche Forderung, Geschäftsvorfälle belegen zu können. Wer nachweislich die GoBD mehrfach nicht einhält, der verwirkt die Grundannahme, dass die Firmen-Buchführung korrekt ist und muss damit rechnen einen Betriebsprüfer ins Unternehmen zu bekommen. Daher ist die Vermeidung eines Verdachtsanlasses ratsam, da sonst das Finanzstrafgesetz greift und hohe Strafen drohen.

Automatisierte Helfer

Da eine manuelle Archivierung vor allem in großen Firmen mit vielen Mitarbeitern zu viel Zeit in Anspruch nehmen würde, gibt es unabhängig-zertifizierte Software-Lösungen, die das Datenbackup realisieren. Zwei der bekanntesten und meistgenutzten sind MailStore und GFI Archiver. Die Anwendungen überzeugen mit der einfachen Integration unterschiedlicher E-Mail-Server-Systeme. Jede eingehende und ausgehende E-Mail kann durch eine Funktion der Programme in einer unveränderlichen Weise archiviert werden. Mit nur einem Klick wird jede gesendete oder empfangene E-Mail mit Anhang archiviert, sodass sie selbst Jahre später noch für einen lückenlosen Nachweis gegenüber dem Finanzamt oder bei einer Rechtsstreitigkeit zur Verfügung steht. Nach einem Backup sind die E-Mails weiterhin zum Durchsuchen und Nachweisen verfügbar, verbrauchen aber nicht mehr kostbaren lokalen Speicherplatz. Die beiden Archivierungssoftwares kosten -  abhängig von der Anzahl an zu archivierenden Postfächer und der Art des Supports – 14 bis 80 Euro pro Jahr und Postfach.

Vorteile einer umfassenden Archivierung

Dass diese Archivierungsverpflichtung auch Vorteile für das Unternehmen selbst bringt, ist oft nicht auf den ersten Blick klar. Im ersten Moment klingt sie nach sehr viel Arbeit für das Unternehmen - bringt aber auch einen unglaublichen Nutzen mit sich. Durch das Backup der geschäftlichen Mailkorrespondenzen ist es ein Leichtes im Streitfall die Beweislast abzuwenden oder auch nach einem Mitarbeiterwechsel und der Deaktivierung des personenbezogenen Mail-Accounts auf die gesendeten und empfangenen E-Mails zuzugreifen. Auch kleinere Kundenstreitigkeiten über Absprachen oder 'verlorengegangene' beziehungsweise 'nie erhaltene' Mails können rasch beseitigt werden, wenn die Korrespondenzen aufgehoben werden. Durch ein ausführliches Backup des Mailverkehrs wird daher nicht nur die Rechtskonformität gewährleistet, sondern das Unternehmen auch vor Datenverlusten geschützt und hat im Streitfall handfeste Beweise.

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