ChatGPT als Hilfsmittel für den Berufsalltag

Business Communication, Automatisierung & neue Chancen

Fast kein Tag vergeht, an dem man nicht von ChatGPT hört, egal ob im Radio, in Berichten oder aus dem Freundes- und Familienkreis. Doch was ist ChatGPT und wie kann ich als Unternehmen KI-Tools zu meinem Vorteil nutzen?

ChatGPT wurde von OpenAI, einem amerikanischen Unternehmen entwickelt und im November 2022 veröffentlicht. Die KI ist ein textbasiertes Dialogsystem und kann jede*n im Alltag unterstützen, indem es nicht nur einfache Fragen beantwortet, sondern auch komplexe Aufgaben löst. Aktuell werden oftmals die Gefahren und Risiken von Künstlicher Intelligenz aufgezeigt. Wir möchten in unserem Beitrag aber zeigen, wie KI bzw. ChatGPT Sie in Ihrem Arbeitsalltag unterstützen kann.

Recherche-Unterstützung

Wer kennt es nicht? Manchmal muss man, egal in welcher Branche, auch mal Fakten oder Informationen zu bestimmten Themen einholen. Viele verwenden hier wahrscheinlich Google und klicken sich mühsam durch einzelne Beiträge. ChatGPT kann Sie bei der Recherche unterstützen, indem es Fakten zusammenfasst, Daten analysiert, Vergleiche erstellt oder Informationen bereitstellt und für Sie diese auf Wunsch sogar als Tabelle präsentiert. Wer ChatGPT bislang noch nicht genutzt hat, wird über die schnelle Ausgabe der Daten und Texte mit Sicherheit begeistert sein. Dennoch ist Vorsicht geboten: Die Daten, auf welche ChatGPT zurückgreift, reichen nur bis zum Jahr 2021.

Mögliche Befehle (Prompts) wären hier:

• Finde Informationen zu …
• Erstelle eine Zusammenfassung zu …
• Zeige mir Statistiken zu …
• Fasse mir den Beitrag/den Artikel/das Buch … zusammen.
• Vergleiche das Produkt … mit Produkt … hinsichtlich

Eine weitere Möglichkeit ist die Erstellung von Excel-Tabellen.
Hier ein einfaches Beispiel:

Befehl für ChatGPT:

• Erstelle mir eine Tabelle. In den Spalten sollen als Überschrift die Jahre 2020 bis 2025 sein, in den Zeilen die Monaten Jänner bis Dezember. Die anderen Felder sollen leer sein.

Hier noch ein weiteres Beispiel für eine Analyse von Tabellen (für dieses Beispiel wurden fiktiven Zahlen verwendet):

Befehl:

• Analysiere diese Tabelle. Ich will wissen welcher Monat (Zeilen) in jedem einzelnen Jahr (Spalten) der umsatzstärkste und -ärmste war und in welchem Jahr ich den meisten Umsatz gemacht habe.

Danach einfach die Tabelle mit Strg. + C aus Excel kopieren und über die Tastenkombination Strg. + V einfügen. Und schon rechnet ChatGPT genau das aus was ich gerne wissen möchte.

Excel-Version:

Antwort ChatGPT:

E-Mails verfassen

ChatGPT kann dabei helfen individuelle und personalisierte E-Mails zu erstellen. Einerseits kann man es als Formulierungshilfe verwenden, um sich beispielsweise Ideen für eine passende Einleitung, einen Hauptteil und Schluss liefern zu lassen, anderseits kann man sich auch schon fertige E-Mails generieren lassen. Auch kann man die Software verwenden, um bereits geschriebene E-Mails zu korrigieren und auf Fehler überprüfen oder passende Vorlagen erstellen zu lassen.

Mögliche Prompts wären hierbei:

• Schreibe ein E-Mail, in dem ich dem Kunde danke und ihm mitteile, dass …
• Verfasse eine Antwort auf dieses Beschwerde-Mail eines Kunden
• Prüfe mein E-Mail auf Grammatik- & Rechtschreibfehler
• Passe die Sprache meines Emails so an, dass sie höflicher und professioneller klingt
• Kürze mein E-Mail so, damit es leichter zu lesen ist
• Strukturiere mein E-Mail mit Absätzen und Überschriften, damit es leichter zu verstehen ist

Was ebenfalls möglich ist:

• eine kurze Beschreibung eingeben und ChatGPT sagen: Formuliere eine Mail an ...

Schulungen/Support

Auch innerhalb des Kollegenkreises kann ChatGPT unterstützen. Bei speziellen Fragen zu Programmen oder anderen Themen kann die Software Schulungsmaterialien, Tutorials oder einfache Erklärungen generieren, um schnelle Antworten und Lösungen zu finden. Auch kann die KI dank ihrer Echtzeit-Chat-Funktion schnelle und präzise Antworten auf offene Fragen generieren und so eine FAQ-Funktion erfüllen.

Mögliche Prompts wären hierbei:

• Schreibe ein Tutorial zu...
• Erkläre das Thema … in einem einfachen Stil
• Erstelle eine Präsentation zum Thema …
• Erstelle eine Anleitung zum Umgang mit …

Um ChatGPT erweitern zu können, werden laufend Plug-ins entwickelt. Ein Beispiel dafür wäre AIPRM. Die Chrome-Extension AIPRM lässt sich durch ein Download in ChatGPT integrieren und erstellt Prompts bzw. Aufforderungen, die schneller nützliche Ergebnisse erzielen und somit den Nutzern die Eingabe erleichtern. 

Natürlich darf man nicht vergessen, dass es auch weiterhin gewisse Risiken bei der Nutzung, beispielsweise im Bereich Urheberrecht und Datenschutz gibt. Jedoch kann man bei der gezielten Verwendung der Software im Geschäftsalltag auch viel Zeit sparen, effizienter arbeiten und Arbeitsabläufe optimieren.

Noch ein abschließender Ratschlag: Verwenden Sie bei der Nutzung von ChatGPT keine vertraulichen Geschäfts- oder Kundendaten. So dürfen laut den "Terms und Conditions" von ChatGPT gemachte Angaben dazu genutzt werden, die Dienste weiter zu verbessern. 

Weiterführende Links

• ChatGPT